Cómo prepararte para la visita sanitaria de tu droguería

1. Quién inspecciona y con qué base

Las droguerías son vigiladas por la secretaría de salud de su municipio, distrito o departamento, y en algunos temas intervienen otras entidades, como el Invima. La referencia normativa del servicio farmacéutico en Colombia es el Decreto 780 de 2016 (que reúne las normas del sector salud) y la Resolución 1403 de 2007, que adopta el modelo de gestión del servicio farmacéutico y su manual de condiciones esenciales y procedimientos. Verifica siempre la versión vigente.

Muchas secretarías publican una lista de autoevaluación para droguerías. Es la mejor guía práctica: si vas verificando esa lista cada mes, la visita deja de ser una sorpresa. Tu director técnico (regente de farmacia o químico farmacéutico, según el caso) responde por el cumplimiento y es quien debe decirte qué te aplica.

2. Temperatura, humedad y cadena de frío

Es de lo primero que se mira, porque se puede comprobar en un minuto: el inspector abre la nevera y revisa el termómetro y el registro. Por lo general, los medicamentos a temperatura ambiente se guardan entre 15 y 30 °C con humedad relativa entre 35 % y 70 %, y los que necesitan cadena de frío entre 2 y 8 °C. Lo que manda es la etiqueta de cada producto y lo que defina tu director técnico.

• Instrumentos confiables: termómetro o termohigrómetro por cada nevera y zona, con su calibración al día.
• Registro con frecuencia fija: las lecturas se anotan en los horarios definidos, por quien las tomó, sin dejar días en blanco.
• Acción correctiva cuando una lectura sale de rango: qué se hizo, quién y cuándo. Una lectura fuera de rango sin acción registrada es peor que no tener el dato.
• Reporte mensual por punto, para mostrar la tendencia y no solo el día.

3. Vencimientos, almacenamiento y recepción técnica

Aquí se revisa que no haya medicamentos vencidos mezclados con los vigentes y que el producto entre y se guarde con orden.

• Revisión periódica de fechas y rotación de lo que vence primero (FEFO), con alerta a 30 y 90 días.
• Zonas separadas y señalizadas para productos vencidos, en cuarentena o pendientes de devolver, con su registro de entrada y salida.
• Recepción técnica de cada pedido: verificar que el producto tenga registro sanitario, lote y fecha de vencimiento legibles, buen estado del empaque y que coincida con la remisión.
• Devoluciones a proveedor y bajas documentadas, no solo hechas.

4. Limpieza, desinfección y control de plagas

Se revisa que exista un programa de limpieza con responsables, frecuencia y productos definidos, y que haya registro de que se cumplió. El control de plagas suele respaldarse con el certificado de la empresa que fumiga y la fecha de la próxima visita. Una lista de tareas diarias firmada o marcada es la evidencia más sencilla.

5. Personal y capacitación

Cada empleado debería tener su carpeta con documentos y vigencias: hoja de vida, examen médico, seguridad social y los cursos que correspondan. Además, un plan anual de capacitaciones con las fechas, los temas, la asistencia firmada y, si aplica, la evaluación. Lo que más se vence sin que nadie se dé cuenta son los exámenes médicos y las vigencias de los cursos, así que conviene un aviso antes de la fecha.

6. Gestión de residuos

Una droguería genera residuos que no se tiran con la basura común, empezando por los medicamentos vencidos. Se espera un plan de gestión de residuos, saber cuánto generas de cada tipo, y trabajar con un gestor autorizado con su licencia vigente. La evidencia clave son los certificados de cada entrega o disposición: es común tener la recolección pero no el certificado.

7. Documentos y procedimientos

Los procedimientos escritos (recepción, almacenamiento, dispensación, limpieza, manejo de devoluciones y de contingencias) deben estar aprobados, con fecha y versión, y el personal debe conocerlos. Un documento desactualizado o con tres versiones circulando genera dudas en la visita. Guarda también los simulacros y los registros de incidentes reales (falla de la nevera, corte de luz) con su seguimiento.

8. Hallazgos y acciones correctivas

Los problemas se van a encontrar: lo que marca la diferencia es cómo los manejas. Cada hallazgo (propio, de una auditoría interna o de una visita anterior) debe tener un responsable, una fecha, la acción tomada y una verificación de que funcionó. Si una visita previa dejó compromisos, tenerlos cerrados y con evidencia es lo primero que conviene mostrar.

9. El día de la visita

• Atiende con calma y designa una persona (idealmente tu director técnico) que acompañe al inspector.
• Muestra solo lo que está registrado. No completes registros a última hora: si no se anotó, no se hizo para efectos de la visita.
• Ten a la mano la carpeta con lo que suele pedirse (ver la lista de abajo), en papel o en pantalla.
• Pide copia del acta, léela antes de firmar y anota los compromisos con su plazo.
• Después de la visita, convierte cada compromiso en una tarea con responsable y fecha, y ciérrala con evidencia.

10. Lista rápida de evidencia

¿Dónde ayuda un software?

Llevar todo esto en cuadernos y carpetas funciona mientras alguien se acuerde de anotar. El problema es que el día de la visita hay que encontrar y mostrar cada registro. Kelbo Quality está hecho para eso: registras en el día a día, un medidor te dice qué atender primero y, cuando llega el inspector, abres el Modo visita y descargas la carpeta en PDF. Si ya usas Kelbo Pharmacy, la temperatura, los vencimientos y las recepciones llegan solos.