1. Mesas y toma de pedidos
El servicio empieza en la mesa. Busca un sistema que te dé:
- Un plano de mesas editable, con el estado de cada cuenta.
- Pedidos desde tablet o celular, para que el mesero no vaya y vuelva a la caja.
- Cuenta dividida por persona o en partes iguales, y notas por ítem.
- Menú por horario (por ejemplo, desayunos solo hasta las 11 a. m.), combos y variantes de producto.
2. Comandas en tiempo real a cocina
El pedido debe llegar a la pantalla de cocina al instante, sin papel ni gritos y sin perder ningún ítem. Si tienes varias zonas (parrilla, bar, postres), pregunta si el sistema permite varias estaciones de cocina con su propia comanda.
3. Cobros: efectivo, tarjeta, QR, impoconsumo y propina
- Efectivo, tarjeta y pago QR desde el celular del cliente.
- Impoconsumo y propina bien desglosados en la cuenta, calculados solos.
- Arqueo de caja al cierre del turno y cierre sin cuadres a mano.
- Soporte para tu datáfono y tu impresora térmica y cajón monedero.
4. Facturación electrónica DIAN
Lo ideal es que cada cobro genere su documento electrónico desde el mismo punto de venta, sin exportar nada a otro programa ni esperar al contador para cerrar el día. Pregunta cuánto cuesta (muchos proveedores lo cobran aparte, por volumen de documentos), qué incluye (factura, notas crédito y débito, envío al cliente por correo) y cómo es el proceso de habilitación y firma digital.
Confirma con tu contador si estás obligado a facturar electrónicamente y bajo qué modalidad. Los POS internacionales suelen no manejar de forma nativa el impoconsumo ni la facturación DIAN; conviene uno hecho para Colombia.
5. Que no pare si se cae el internet
Un viernes con el salón lleno no puede detenerse porque se cayó el wifi. Pregunta si el sistema tiene modo offline: si se cae la conexión, el restaurante sigue operando y todo se sincroniza solo cuando vuelve la señal.
6. Inventario, recetas y costeo
Saber cuánto te cuesta cada plato es la diferencia entre ganar y perder. Busca costeo por receta (cada producto descuenta sus insumos con cada venta), órdenes de compra, rentabilidad por plato, producto estrella y compras sugeridas.
7. Pedidos online, QR en la mesa y domicilios
Hoy muchos restaurantes venden también por canales digitales. Revisa si el POS incluye pedidos online, menú digital y pedido por QR en la mesa con pago desde el celular, y si hay opciones como reservas, lista de espera, un bot de WhatsApp para tomar pedidos o programas de puntos y tarjetas de regalo.
8. Cuánto cuesta un POS para restaurante
El precio se arma con varias piezas: la mensualidad (por cantidad de mesas, empleados y cajas), la implementación, la facturación electrónica, el certificado digital y los complementos opcionales.
Como referencia, en Kelbo Restaurant el plan Básico cuesta $89.900 al mes (hasta 15 mesas y 3 empleados), el Estándar $149.900 al mes (hasta 30 mesas, reservas, lista de espera y crédito a clientes) y el Pro $190.900 al mes (mesas ilimitadas, puntos, tarjetas de regalo, agente de IA y bot de WhatsApp incluidos). Toda cuenta nueva requiere una implementación única de $250.000. La facturación electrónica es un complemento desde $39.900 al mes y el certificado digital cuesta $170.000 al año. Tienes 14 días de prueba.
9. Lista rápida para comparar
| Pregunta | Por qué importa |
|---|---|
| ¿Tiene plano de mesas y pedidos desde tablet o celular? | El mesero no pierde tiempo. |
| ¿Envía comandas a cocina en tiempo real? | Sin papel ni ítems perdidos. |
| ¿Divide la cuenta y maneja impoconsumo y propina? | Cuentas claras en la mesa. |
| ¿Acepta pago QR y tarjeta? | Cobros más rápidos. |
| ¿Factura ante la DIAN desde el mismo POS? | Sin exportar a otro sistema. |
| ¿Tiene modo sin internet? | El servicio no se detiene. |
| ¿Hace costeo por receta y rentabilidad por plato? | Para saber cuánto ganas. |
| ¿Incluye pedidos online y QR en la mesa? | Más canales de venta. |
| ¿Hay prueba gratis y acompañamiento? | Verifica que funcione en tu restaurante. |