1. Una caja rápida para la hora pico
El mostrador de una panadería se llena a primera hora. El sistema debe permitir cobrar en segundos, con favoritos y teclado rápido para los productos del día, lector de código de barras o la cámara del celular, y pantalla táctil. Si el cajero tiene que buscar el pan en una lista larga, se forma la fila.
2. Recetas con costo y margen por producto
Saber cuánto vale hacer un pan es lo que te dice si estás ganando. Busca que el POS maneje recetas con el costo de cada insumo y calcule el costo y el margen por receta, para ajustar precios cuando sube la harina, la mantequilla o el huevo.
Pregunta: si cambio el precio de un insumo en una compra, ¿el sistema actualiza el costo de las recetas que lo usan?
3. Producción por tandas y cuánto hornear
Hornear de más es plata perdida, y de menos es ventas perdidas. Un buen sistema ayuda con la producción por tandas y te orienta sobre cuánto hornear hoy según lo que vendes, con el consumo de insumos descontado del inventario.
4. El pan del día anterior
Lo que no se vendió hoy no tiene que botarse. Busca que el sistema permita manejar el pan del día anterior con descuento, para rotarlo y reducir mermas, sin hacer cuentas a mano.
5. Pedidos por encargo y anticipos
Tortas, pasteles y pedidos para eventos se encargan con anticipación y se pagan en parte antes. El POS debe registrar pedidos por encargo con anticipo, con fecha de entrega, para que ninguno se olvide ni se cobre dos veces.
6. Alérgenos
Cada vez más clientes preguntan por gluten, lácteos o frutos secos. Si el sistema te deja registrar los alérgenos de cada producto, puedes responder con certeza y evitar errores.
7. Inventario, compras y puesta en marcha
- Importar tu Excel con vista previa para no digitar cada insumo.
- Subir el XML de la factura electrónica de tu proveedor para llenar la recepción de mercancía con productos, costos y crédito.
- Pedido sugerido al proveedor según lo que vendes.
- Cierre de caja a ciegas para evitar descuadres.
- Seguir vendiendo sin internet: la venta se guarda y se envía sola cuando vuelve la conexión.
- Impresora térmica y cajón monedero desde el primer día.
8. Facturación electrónica DIAN
Si tu panadería está obligada a facturar electrónicamente, el POS debe emitir factura electrónica y notas crédito desde la misma caja. Pregunta si cobran por cada factura o si es ilimitada, y quién te acompaña con la firma digital. Confirma con tu contador si estás obligado.
9. Cuánto cuesta un software para panadería
Suma la mensualidad, la facturación electrónica, la puesta en marcha y la firma digital. Como referencia, en Kelbo Market el plan Estándar cuesta $55.900 al mes y el Pro $79.900 al mes; la facturación electrónica ilimitada suma $20.000 al mes, hay una puesta en marcha única de $250.000 y una firma digital de $170.000 al año si facturas. Tienes 14 días de prueba gratis.
10. Lista rápida para comparar
| Pregunta | Por qué importa |
|---|---|
| ¿Tiene favoritos y teclado rápido para la caja? | La fila no se alarga en la hora pico. |
| ¿Maneja recetas con costo y margen? | Para saber si ganas con cada producto. |
| ¿Ayuda a calcular cuánto hornear? | Menos desperdicio. |
| ¿Maneja pan del día anterior con descuento? | Reduce mermas. |
| ¿Registra pedidos por encargo con anticipo? | Tortas y eventos sin olvidos. |
| ¿Permite registrar alérgenos? | Respuestas seguras al cliente. |
| ¿Factura ante la DIAN sin cobrar por factura? | El costo no se dispara. |
| ¿Sigue vendiendo sin internet? | El mostrador no puede parar. |
| ¿Tiene prueba gratis y acompañamiento? | Para probar antes de pagar. |