1. Control de acceso por huella
El control de entrada es el corazón del sistema. Lo habitual hoy es la huella dactilar, que evita que un socio con la membresía vencida entre o que alguien preste su carnet. Revisa:
- Con qué lectores de huella funciona (en Kelbo Gym, lectores ZKTeco compatibles).
- Si hay un respaldo cuando el lector no reconoce el dedo, como verificar por número de cédula.
- Si se integra con torniquete o puerta biométrica para controlar físicamente el paso.
2. Cobro de cuotas y vencimientos
Perseguir cuotas vencidas manualmente consume tiempo y se escapan pagos. Un buen software registra el pago de cada socio, calcula su vencimiento y avisa antes de que se venza. Pregunta si:
- Los pagos se sincronizan solos con tu pasarela (en Kelbo Gym, con Mercado Pago cada 15 minutos, en el plan Pro).
- Envía recordatorios de vencimiento por WhatsApp (plan Pro).
- Genera la facturación en PDF.
3. Membresías y planes personalizados
Cada gimnasio arma sus propios planes: mensual, trimestral, por días, parejas, estudiantes. El software debe permitir crear planes de membresía a tu medida, no obligarte a usar los que trae por defecto. También conviene poder exportar e importar tu base de socios desde Excel para no empezar de cero.
4. Tienda y caja del gimnasio
Muchos gimnasios venden agua, suplementos o ropa. Si llevas esa tienda en otra hoja de cálculo, el inventario y la caja no cuadran. Busca venta con carrito, descuento automático de inventario, stock y mínimos por producto e historial de ventas con anulación.
5. Personal y equipo
Un gimnasio depende de su equipo. El sistema puede registrar los ingresos del personal y avisarte cuando alguien no ha marcado entrada en varios días, con acceso directo a WhatsApp para contactarlo.
6. Respaldo de tu información
Si el computador se daña o te lo roban, ¿pierdes tu base de socios? Pregunta si hay un respaldo automático, con qué frecuencia y dónde se guarda. En Kelbo Gym es diario, cifrado y en la nube.
Pregunta también cómo funciona: hay sistemas que se instalan en el computador del gimnasio y otros que se usan solo por internet. Kelbo Gym se instala en el computador del gimnasio y hace el respaldo en la nube.
7. Reportes del negocio
Un tablero con ventas, vencimientos y cartera te dice cuántos socios están activos, quiénes están por vencer y cuánto te deben, sin armar tablas a mano.
8. Cuánto cuesta un software para gimnasios
Compara qué incluye cada plan antes de mirar solo el precio: acceso por huella, torniquete, pagos automáticos, tienda y recordatorios no siempre vienen en el plan básico.
Como referencia, en Kelbo Gym el plan Estándar cuesta $89.900 al mes (registro de socios, huella, verificación por cédula, torniquete, cobro de cuotas y respaldo) y el Pro $149.900 al mes (suma tienda, tablero, pagos automáticos con Mercado Pago, recordatorios por WhatsApp, facturación en PDF, importar y exportar Excel y planes de membresía personalizados).
9. Lista rápida para comparar
| Pregunta | Por qué importa |
|---|---|
| ¿Controla el acceso por huella dactilar? | Evita préstamo de carnet y entradas con membresía vencida. |
| ¿Tiene respaldo si el lector no reconoce el dedo? | Que no se quede nadie afuera. |
| ¿Se conecta a torniquete o puerta biométrica? | Control físico del paso. |
| ¿Sincroniza pagos y avisa vencimientos? | Menos cuotas perdidas. |
| ¿Permite planes de membresía propios? | Cada gimnasio tiene los suyos. |
| ¿Incluye tienda e inventario? | Para que la caja cuadre. |
| ¿Hace respaldo automático de mis datos? | Para no perder tu base de socios. |
| ¿Importa mi lista de socios desde Excel? | Para no empezar de cero. |