1. Lotes, vencimientos y FEFO
Es lo que más separa a un software para droguería de uno genérico. Cada producto debe entrar al inventario con su lote y fecha de vencimiento, y el sistema debe vender primero lo que vence primero (FEFO: first expired, first out) para que no se te queden lotes viejos en el estante.
- Varios lotes en una misma factura de compra, porque un proveedor suele traer el mismo producto con fechas distintas.
- Alertas de vencimiento a 30, 60 y 90 días, para rotar o promocionar a tiempo.
- Kárdex por producto, para ver cada entrada, salida y ajuste.
- Mermas y retiro de un lote en minutos, si un proveedor te avisa de un retiro del mercado.
2. Cargar el catálogo sin digitar uno por uno
Una droguería maneja cientos o miles de referencias. Pregunta cómo se carga el inventario inicial: lo ideal es importar tu archivo de Excel con sus lotes y fechas de vencimiento y empezar a vender, y que las compras siguientes se registren en la recepción de mercancía, sin digitar de nuevo.
3. Medicamentos de control especial
Si vendes medicamentos psicotrópicos o estupefacientes, necesitas llevar el registro que exige la normativa (en Colombia, la Resolución 1478 de 2006 habla del control de estos medicamentos). Verifica que el sistema incluya el libro de control y que esos productos no comisionen ni se vendan sin el debido registro.
Consulta con tu regente de farmacia o tu contador qué registros te aplican según tu tipo de establecimiento. El software ayuda a llevarlos, pero la responsabilidad es del establecimiento.
4. Facturación electrónica DIAN
El sistema debe emitir la factura electrónica de venta y las notas crédito desde el punto de venta, con la resolución DIAN vigente, sin pasar a otro programa. Si el cliente no pide factura, la venta puede salir como documento de ingreso. Pregunta también si el proveedor cobra por cada factura o si es ilimitada, y quién te acompaña con la firma digital y la habilitación. Confirma con tu contador si estás obligado.
5. Caja y mostrador
- Cierre de caja a ciegas: el cajero cuenta el efectivo sin ver cuánto debería haber; el administrador ve la diferencia.
- Cobro en efectivo, tarjeta, Nequi o PSE, fiado y descuentos.
- Lector de código de barras, impresora térmica y cajón monedero por USB.
- Varias cajas por sede, cada una con su impresora.
- Seguir vendiendo en efectivo si se cae el internet: la venta queda guardada y se sube sola cuando vuelve la señal.
6. Compras, proveedores y ganancias
No basta con vender: tienes que saber cuánto pedir, cuánto debes y cuánto ganas de verdad. Busca pedido sugerido al proveedor según lo que vendes y los días que tarda cada uno, cuentas por pagar, devolución a proveedor con nota crédito, y un tablero con utilidad, gastos y punto de equilibrio del mes. En Kelbo Pharmacy estas funciones de gestión del dueño son del plan Pro.
7. Varias sedes
Si tienes o piensas abrir una segunda droguería, el sistema debe darte inventario, caja y personal por sede, transferencias de mercancía entre ellas y un tablero consolidado, sin contratar un programa distinto por sucursal.
8. Cuánto cuesta un software para droguería
Suma todas las piezas: la mensualidad (y qué incluye en sedes, empleados y funciones), la puesta en marcha, la firma digital anual si facturas, y los cobros por sede adicional.
Como referencia, en Kelbo Pharmacy el plan Estándar cuesta $75.900 al mes (1 sede, hasta 5 empleados, facturación electrónica ilimitada) y el Pro $99.900 al mes (2 sedes incluidas, empleados ilimitados). Hay una implementación única de $250.000 y una firma digital de $170.000 al año. Con el plan anual pagas 10 meses y recibes 12, y tienes 14 días de prueba.
9. Lista rápida para comparar
| Pregunta | Por qué importa |
|---|---|
| ¿Maneja lote y fecha de vencimiento por producto? | Es la base para no perder plata por vencidos. |
| ¿Vende con FEFO y alerta a 30, 60 y 90 días? | Rota primero lo que vence primero. |
| ¿Importa mi Excel con lotes? | Ahorra días al arrancar. |
| ¿Incluye libro de control especial? | Si vendes psicotrópicos o estupefacientes. |
| ¿Factura ante la DIAN sin cobrar por factura? | El costo se dispara si cobran por cada una. |
| ¿Cierra caja a ciegas? | Reduce los descuadres. |
| ¿Sigue vendiendo sin internet? | El mostrador no puede parar. |
| ¿Maneja varias sedes y transferencias? | Para cuando crezcas. |
| ¿Hay prueba gratis y acompañamiento? | Verifica que funcione para tu droguería antes de pagar. |