Cómo elegir un sistema POS para tu cafetería en Colombia

1. Mesas con varias cuentas

En una cafetería es normal que en una misma mesa cada cliente pague lo suyo. Busca un sistema donde puedas abrir una mesa, agregar lo que van pidiendo y tener varias cuentas abiertas en la misma mesa, con la posibilidad de separar la cuenta (incluso «una de las dos cervezas») y de cambiar de mesa.

• Tablero de mesas por zonas, con cuáles están libres u ocupadas y cuánto lleva cada una.
• Precuenta para entregar antes de cobrar, que aclara que no es la factura.

2. Venta rápida de mostrador

No todo el que llega se sienta: muchos piden un café y se van. El mismo sistema debe cobrar rápido en el mostrador, con pantalla táctil y botones grandes para los favoritos y lector de código de barras o la cámara del celular para los productos de góndola.

3. Propina e impuesto al consumo

Las cafeterías suelen manejar propina voluntaria en la caja y, si consumen en el sitio y el negocio es responsable, el impuesto al consumo (8 %) en lugar del IVA para lo que se prepara. Pregunta cómo los maneja el sistema por producto y confirma con tu contador qué te corresponde.

4. Cafetería y minimarket a la vez

Entre el café y la cerveza hay jugos, gaseosas, panadería, snacks y abarrotes. Busca un sistema con catálogo base de tu tipo de negocio para poner solo precios y cantidades, importación de tu Excel, control de vencimientos y de temperaturas de las neveras, y alérgenos en los productos.

5. Cerveza y licor: mayoría de edad y ley seca

Si vendes cerveza o licor, el sistema debe ayudarte con la verificación de mayoría de edad y con el bloqueo por ley seca según lo que decrete tu alcaldía. Es una ayuda: la responsabilidad de no vender a menores sigue siendo de tu establecimiento.

6. Control de lo que se anota en las mesas

Las cuentas abiertas son un punto frecuente de pérdidas. Busca que bajar una cantidad o quitar una línea quede registrado, y que cancelar una cuenta con productos lo pueda hacer solo un supervisor o el administrador.

7. Fiado, puntos y domicilios

• Fiado con cupo para clientes de confianza, con abonos y estado de cuenta.
• Puntos de fidelización que el cliente canjea como medio de pago.
• Domicilios con tablero de pedidos. En Kelbo Market, los domicilios y la tienda en línea son del plan Pro.

8. Caja a ciegas, sin internet y facturación electrónica

El cierre de caja a ciegas (el cajero cuenta sin ver cuánto debería haber) reduce los descuadres, y poder seguir vendiendo si se cae el internet evita que el servicio se pare. Si tu negocio está obligado, el POS debe emitir factura electrónica y documentos equivalentes POS desde la misma caja. Consulta con tu contador si estás obligado.

9. ¿Y si mi negocio es un restaurante más grande?

Kelbo Market está pensado para el negocio pequeño de mostrador. Si lo tuyo es un restaurante con cocina completa (varias estaciones, pantalla de cocina, kiosco de autoservicio o reservas), mira Kelbo Restaurant, que es un sistema más completo para restaurantes más grandes.

10. Cuánto cuesta un POS para cafetería

Compara la mensualidad, la facturación electrónica, la puesta en marcha y la firma digital. Como referencia, en Kelbo Market el plan Estándar cuesta $55.900 al mes y el Pro $79.900 al mes; la facturación electrónica ilimitada suma $20.000 al mes, la puesta en marcha es única de $250.000 y la firma digital cuesta $170.000 al año si facturas. Si pagas el año, pagas 10 meses y recibes 12. Tienes 14 días gratis y el precio es el mismo para todos los tipos de negocio.

11. Lista rápida para comparar