1. Venta por metro, rollo, galón o bulto
Es lo primero que rompe a un POS genérico. En una ferretería el mismo producto se vende de varias formas: el cable por metro o por rollo, la pintura por galón o por cuarto, el cemento por bulto, los clavos por libra o por caja. El sistema debe manejar unidades de medida distintas y las equivalencias entre ellas (por ejemplo, una caja trae 100 unidades), para que el inventario se descuente bien sin que lo calcules a mano.
Pregunta si el POS te deja vender una fracción (2,5 metros), cobrar el precio correcto y que el stock baje en la unidad base.
2. Miles de referencias sin digitar una por una
Una ferretería mediana maneja fácilmente miles de productos. Lo que más tiempo toma al cambiar de sistema es cargar el inventario, así que busca formas de adelantarlo:
- Importar tu Excel con vista previa, para ver qué va a crear antes de guardar.
- Subir el XML de la factura electrónica de tu proveedor para que la recepción de mercancía quede prellenada con productos, costos y crédito.
- Escanear el código de barras (con lector o con la cámara del celular) y asociar varios códigos a un mismo producto.
- Fotos con el celular, para reconocer rápido un producto en la caja.
3. Cotizaciones, obras y crédito a constructores
Gran parte de tus ventas grandes no se cobran en el momento: un constructor pide el precio de todo un pedido, vuelve a los dos días y paga a plazos. Por eso necesitas:
- Cotizaciones con los precios del día que el cliente reciba en PDF o por WhatsApp, y que luego puedas cobrar cargándolas en la caja.
- Seguimiento por obra, para saber qué se entregó a cada cliente y proyecto.
- Crédito con plazos y cartera: cupo por cliente, abonos, estado de cuenta y recordatorios de cobro.
- Remisiones y entregas cuando la mercancía sale antes de facturarse.
Ojo al comparar: muchos programas cobran aparte las cotizaciones o la cartera. Pregunta si vienen incluidas en el plan que vas a contratar.
4. Precios público y mayorista
Al maestro de obra que te compra todos los meses no le cobras lo mismo que a quien entra por un martillo. Un buen POS maneja listas de precios (público, preferencial, mayorista), asigna la lista al cliente y aplica el precio solo, sin descuentos manuales que se prestan a errores o a fugas.
5. Facturación electrónica DIAN
Si tu negocio está obligado a facturar electrónicamente, el sistema debe emitir la factura electrónica de venta, las notas crédito y los documentos equivalentes desde la misma caja, sin que tengas que hacerlo en otro programa. Confirma con tu contador si estás obligado y qué documentos necesitas.
Pregunta también si el proveedor cobra por cada factura o si el plan trae facturas ilimitadas, y quién te ayuda con la firma digital y la habilitación ante la DIAN. Si necesitas la parte de facturación por separado, mira Kelbo Factura.
6. Que no pare si se cae el internet
En un mostrador con cola no puedes dejar de vender porque se fue la conexión. Un POS en la nube debe tener un modo para seguir vendiendo sin internet: la venta se guarda y se envía sola cuando vuelve la señal, sin duplicarse. Es una de las preguntas que más conviene hacer en la demostración.
7. Vendedores, caja y reportes
- Comisión por vendedor (por categoría o general), calculada sobre la base sin IVA y descontando devoluciones, para que cada vendedor vea la suya.
- Cierre de caja a ciegas: el cajero cuenta el efectivo sin ver cuánto "debería" haber, y el administrador ve la diferencia. Reduce los descuadres.
- Reportes de utilidad: ventas, margen y productos más vendidos, sin armar hojas de cálculo.
- Alerta de costos: si un proveedor sube un precio, saber cuánto margen pierdes y a qué precio deberías vender.
- Impresora térmica y cajón monedero que funcionen desde el primer día.
8. Cuánto cuesta un POS para ferretería
El precio cambia mucho entre proveedores y se arma con varias piezas. Para comparar de verdad, suma todo y no te quedes con el precio mensual más bajo:
- La mensualidad del plan (y qué trae: sedes, cajas, empleados).
- La facturación electrónica: si está incluida o se paga aparte.
- La puesta en marcha y la capacitación.
- La firma digital anual, si facturas.
- Los costos por sede o por caja adicional.
Como referencia, en Kelbo Market el plan Estándar cuesta $55.900 al mes y el Pro $79.900 al mes. La facturación electrónica ilimitada suma $20.000 al mes, hay un pago único de puesta en marcha de $250.000 y una firma digital de $170.000 al año si facturas. Si pagas el año, pagas 10 meses y recibes 12. Las cotizaciones y las comisiones por vendedor son del plan Pro.
9. Lista rápida para comparar
| Pregunta | Por qué importa |
|---|---|
| ¿Vende por metro, rollo, galón o bulto? | Sin esto el inventario no cuadra. |
| ¿Maneja equivalencias de caja a unidades? | Compras por caja y vendes por unidad. |
| ¿Importa mi Excel y la factura de mi proveedor? | Ahorra días al arrancar. |
| ¿Tiene cotizaciones y cartera de clientes? | Tus ventas grandes son a plazo. |
| ¿Maneja lista de precios mayorista? | Evita descuentos manuales. |
| ¿Factura ante la DIAN sin cobrar por factura? | El costo mensual se dispara si cobran por cada una. |
| ¿Sigue vendiendo sin internet? | El mostrador no puede parar. |
| ¿Hay prueba gratis y acompañamiento? | Verifica que funcione para tu ferretería antes de pagar. |